Uma equipa dedica tempo a encontrar procedimentos, preparar respostas ou reformular documentos. A IA parece promissora. Mas «instalar IA» ainda não identifica o problema a resolver nem explica como verificar se foi resolvido. O primeiro resultado útil é muitas vezes uma definição do trabalho a melhorar.
A CNIL recomenda começar por usos identificados e estabelecer limites para as práticas permitidas. No seu quadro voluntário de gestão de riscos, o NIST relaciona governação, contexto, medição e tratamento do risco. O método seguinte traduz essa abordagem numa definição prática do projeto, a adaptar à sua organização.
Descrever uma tarefa observável
Escolha uma tarefa suficientemente específica para ser demonstrada. «Melhorar a produtividade» é demasiado amplo. «Preparar uma resposta a partir da documentação do produto e submetê-la à aprovação de um consultor» já define uma entrada, um resultado esperado e uma responsabilidade humana.
Registe quem realiza a tarefa, com que frequência e com que ferramentas. Identifique exceções: um documento em falta, informações contraditórias, um caso sensível ou uma língua diferente. Uma demonstração preparada apenas com casos fáceis diz pouco sobre o trabalho real.
Definir os dados que podem ser usados
Antes de ligar uma pasta partilhada, liste as fontes necessárias à tarefa. Para cada fonte, especifique o responsável, quem a pode ler, a frequência de atualização e a informação que deve ser excluída.
Uma cópia de demonstração pode usar exemplos fictícios claramente identificados. A passagem para dados reais é uma decisão separada. A presença de um documento numa ferramenta da empresa não significa que deva ser enviado a todos os fornecedores ou disponibilizado a todos os trabalhadores.
Criar um pequeno conjunto de avaliação
Prepare casos representativos antes de escolher definitivamente o modelo. Cada caso descreve um pedido, as fontes acessíveis e o que constituiria uma resposta aceitável. Acrescente situações em que o sistema deva reconhecer informação em falta ou recusar uma ação não autorizada.
Meça depois várias dimensões: precisão, qualidade das fontes, tempo de revisão humana, tempo de resposta e custo de utilização. Uma resposta agradável pode exigir mais correções do que um rascunho direto. O percurso completo importa, até à aprovação e utilização do resultado.
Separar o protótipo da operação
Um protótipo responde a uma pergunta: esta solução pode ajudar dentro deste âmbito? Um serviço operacional também tem de gerir contas, permissões, erros, cópias de segurança e alterações de modelos.
O orçamento deve, por isso, distinguir conceção, integração, capacidade de processamento, alojamento e manutenção. Ao comparar propostas, pergunte o que é entregue, que responsabilidades permanecem consigo e o que acontece quando a utilização aumenta. As orientações de preços do estúdio explicam a diferença entre um serviço inicial e custos adicionais.
Planear uma decisão sobre a etapa seguinte
Defina antecipadamente o que justificaria continuar, alterar ou parar o projeto. As respostas têm fundamentação suficiente para o caso estudado? O tempo de revisão continua compatível com o benefício esperado? Os utilizadores sabem quando não devem usar a ferramenta?
Esta decisão evita que cada protótipo se transforme numa obrigação de implementação. Um ensaio pode mostrar que uma pesquisa documental melhor ou uma automatização convencional respondem à necessidade de forma mais simples.
O que preparar para uma primeira conversa
Traga uma descrição da tarefa, alguns exemplos não sensíveis, as ferramentas envolvidas, os papéis dos utilizadores e as restrições conhecidas. Explique os resultados que pretende observar. Não é necessário enviar acessos de administrador ou uma base de dados completa para discutir o âmbito.
Pode apresentar o seu projeto ao estúdio com estes primeiros elementos. Definir o projeto significa tomar uma decisão informada antes de comprar tecnologia, começando por uma necessidade claramente expressa.
