Un equipo dedica tiempo a buscar procedimientos, preparar respuestas o reformular documentos. La IA parece prometedora. Pero «instalar una IA» todavía no identifica el problema que debe resolverse ni explica cómo comprobar que se ha resuelto. A menudo, el primer entregable útil es una definición del trabajo que se quiere mejorar.
La CNIL recomienda partir de usos identificados y delimitar las prácticas permitidas. En su marco voluntario de gestión de riesgos, NIST relaciona gobernanza, contexto, medición y tratamiento de riesgos. El método siguiente convierte ese enfoque en una definición práctica del proyecto, adaptable a su organización.
Describir una tarea observable
Elija una tarea lo bastante precisa como para demostrarla. «Mejorar la productividad» es demasiado amplio. «Preparar un borrador de respuesta a partir de la documentación del producto y someterlo a la aprobación de un asesor» ya define una entrada, un resultado esperado y una responsabilidad humana.
Anote quién realiza la tarea, con qué frecuencia y con qué herramientas. Identifique las excepciones: un documento ausente, información contradictoria, un caso sensible u otro idioma. Una demostración preparada solo con casos fáciles dice poco sobre el trabajo real.
Definir los datos que pueden utilizarse
Antes de conectar una carpeta compartida, enumere las fuentes que necesita la tarea. Para cada una, especifique su responsable, quién puede leerla, con qué frecuencia se actualiza y qué información debe excluirse.
Una copia de demostración puede utilizar ejemplos ficticios claramente identificados. Pasar a datos reales es una decisión aparte. Que un documento esté en una herramienta de la empresa no significa que deba enviarse a todos los proveedores o ponerse a disposición de todos los empleados.
Preparar un pequeño conjunto de evaluación
Prepare casos representativos antes de elegir definitivamente un modelo. Cada caso describe una solicitud, las fuentes accesibles y qué se consideraría una respuesta aceptable. Añada situaciones en las que el sistema deba reconocer que falta información o rechazar una acción no autorizada.
Mida después varias dimensiones: exactitud, calidad de las fuentes, tiempo de revisión humana, tiempo de respuesta y coste de uso. Una respuesta agradable puede requerir más correcciones que un borrador directo. Lo que cuenta es el flujo completo, hasta la aprobación y el uso del resultado.
Separar el prototipo de la explotación
Un prototipo responde a una pregunta: ¿puede esta solución ayudar dentro de este alcance? Un servicio operativo también debe gestionar cuentas, permisos, errores, copias de seguridad y cambios de modelo.
Por tanto, el presupuesto debe distinguir diseño, integración, cómputo, alojamiento y mantenimiento. Al comparar propuestas, pregunte qué se entrega, qué responsabilidades conserva y qué ocurre cuando aumenta el uso. Las orientaciones de tarifas del estudio explican la diferencia entre una prestación inicial y los costes adicionales.
Prever una decisión sobre la siguiente etapa
Defina de antemano qué justificaría continuar, cambiar o detener el proyecto. ¿Están las respuestas suficientemente fundamentadas para el caso estudiado? ¿Sigue siendo compatible el tiempo de revisión con el beneficio esperado? ¿Saben los usuarios cuándo no utilizar la herramienta?
Esta decisión evita que todos los prototipos se conviertan en una obligación de despliegue. Una prueba puede mostrar que una mejor búsqueda documental o una automatización convencional satisfacen la necesidad de forma más sencilla.
Qué preparar para una primera conversación
Traiga una descripción de la tarea, algunos ejemplos no sensibles, las herramientas implicadas, los roles de usuario y las restricciones conocidas. Explique los resultados que desea observar. No hace falta enviar accesos de administrador ni una base de datos completa para hablar del alcance.
Puede presentar su proyecto al estudio con estos primeros elementos. Definir el alcance consiste en tomar una decisión informada antes de comprar tecnología, partiendo de una necesidad expresada con claridad.
