Defina uma estrutura compartilhada para usar IA.

Objetivos da oficina.

• Identifique informações úteis para uma tarefa e informações que podem ser excluídas.
• Distinguir o acesso de acordo com as funções e responsabilidades dos utilizadores.
• Identifique as perguntas a serem feitas antes de conectar uma fonte ou partilhar um documento.
• Prepare orientações de uso e pontos de aprovação que a equipa possa entender.

Um programa para se adaptar ao seu contexto.

1. Descreva as informações realmente necessárias.

   Um cenário é usado para examinar os dados que alguém deseja enviar a um assistente. O grupo distingue contexto essencial, detalhes secundários e elementos que podem ser removidos ou substituídos. Também consideramos a origem e a atualidade dos documentos. As informações disponíveis em um ficheiro não são automaticamente úteis para todas as solicitações.

2. Conecte o acesso às responsabilidades.

   Os participantes examinam as funções e as fontes que cada uma exige. O exercício levanta questões práticas: quem lê, altera ou aprova a informação e o que acontece quando falta acesso? Isso prepara uma discussão mais precisa com os responsáveis ​​pelas ferramentas e permissões.

3. Identifique as configurações e condições a serem revisadas.

   O grupo lista pontos a esclarecer para as ferramentas propostas: processamento de documentos, retenção, contas, partilha e conexões. As respostas dependem do serviço e da configuração. O workshop ajuda a formular questões e identificar quem deve examiná-las; não substitui a análise técnica ou jurídica que uma situação particular exige.

4. Crie regras para uso diário.

   A partir dos cenários, distinguimos usos aceitáveis, aqueles que necessitam de aprovação e situações que requerem revisão adicional. O grupo considera como denunciar uma resposta questionável ou um partilha inadequado. Breves orientações ilustradas por exemplos fornecem uma base para discussão com as pessoas responsáveis.

Antes de começar.

Descreva as principais categorias de documentos, ferramentas propostas e questões que a equipa encontra. Uma descrição dos fluxos é suficiente. Dados pessoais, credenciais e documentos confidenciais não são necessários para definir o programa.

O que vem depois do workshop?

As descobertas podem informar o planeamento interno, outro workshop ou uma discussão sobre arquitetura e acesso. Uma avaliação detalhada do sistema, implementação técnica ou documentação formal específica requer um âmbito separado.