Poser un cadre commun pour utiliser l’IA.

Les objectifs de l’atelier.

• Identifier les informations utiles à un usage et celles qui peuvent être écartées.
• Distinguer les accès selon les rôles et les responsabilités des utilisateurs.
• Repérer les questions à poser avant de connecter une source ou de partager un document.
• Préparer des repères d’usage et des points de validation compréhensibles par l’équipe.

Un programme à ajuster à votre contexte.

1. Décrire les informations réellement nécessaires.

   Un scénario sert à examiner les données que l’on souhaite transmettre à un assistant. Le groupe distingue le contexte indispensable, les détails secondaires et les éléments qui peuvent être retirés ou remplacés. Nous observons aussi la provenance et l’actualité des documents. Une information disponible dans un dossier n’est pas automatiquement utile à toutes les demandes.

2. Relier les accès aux responsabilités.

   Les participants examinent plusieurs rôles et les sources dont chacun a besoin. L’exercice permet de poser des questions concrètes : qui consulte, qui modifie, qui valide, et que doit-il se passer lorsqu’un accès manque ? Le but est de préparer un échange plus précis avec les personnes responsables des outils et des autorisations dans l’organisation.

3. Repérer les réglages et les conditions à examiner.

   Le groupe établit les points à clarifier pour les outils envisagés : traitement des documents, conservation, comptes utilisés, partage et connexions éventuelles. Les réponses dépendent du service et de sa configuration. L’atelier aide à formuler les questions et à identifier qui doit les examiner, sans remplacer l’analyse technique ou juridique nécessaire à une situation particulière.

4. Construire des règles applicables au quotidien.

   À partir des scénarios, nous proposons de distinguer les usages possibles, ceux qui demandent une validation et les situations à réexaminer avant de poursuivre. Le groupe réfléchit à la manière de signaler une réponse douteuse ou un partage inadapté. Des consignes courtes, expliquées par des exemples, servent de base à une discussion avec les responsables concernés.

Avant de commencer.

Présentez les grandes familles de documents, les outils envisagés et les questions rencontrées par l’équipe. Une description des flux suffit pour préparer l’échange. Il n’est pas nécessaire de transmettre des données personnelles, des identifiants ou des documents confidentiels pour définir le programme.

Et après l’atelier ?

Les points identifiés peuvent alimenter votre cadrage interne, un atelier complémentaire ou un échange sur l’architecture et les accès. Toute analyse approfondie d’un système, mise en place technique ou formalisation spécifique se définit dans un périmètre distinct.