Establecer un marco compartido para el uso de la IA.

Objetivos del taller.

• Identificar información útil para una tarea e información que puede excluirse.
• Distinguir el acceso según los roles y responsabilidades de los usuarios.
• Identifique las preguntas que debe hacer antes de conectar una fuente o compartir un documento.
• Prepare guías de uso y puntos de aprobación que el equipo pueda comprender.

Un programa adaptado a su contexto.

1. Describa la información realmente necesaria.

   Se utiliza un escenario para examinar datos que alguien quiere enviar a un asistente. El grupo distingue contexto esencial, detalles secundarios y elementos que pueden eliminarse o reemplazarse. También consideramos el origen y la moneda de los documentos. La información disponible en un archivo no es automáticamente útil para todas las solicitudes.

2. Conecte el acceso a las responsabilidades.

   Los participantes examinan los roles y las fuentes que cada uno requiere. El ejercicio plantea preguntas prácticas: ¿quién lee, modifica o aprueba la información y qué sucede cuando falta el acceso? Esto prepara una discusión más precisa con los responsables de herramientas y permisos.

3. Identificar los parámetros y las condiciones que deben revisarse.

   El grupo enumera puntos que deben aclararse para las herramientas propuestas: procesamiento de documentos, retención, cuentas, intercambio y conexiones. Las respuestas dependen del servicio y la configuración. El taller ayuda a formular preguntas e identificar quién debe examinarlas; no reemplaza el análisis técnico o legal que requiere una situación particular.

4. Construya reglas para el uso diario.

   De los escenarios distinguimos los usos aceptables, los que necesitan aprobación y las situaciones que requieren mayor revisión. El grupo considera cómo denunciar una respuesta cuestionable o un intercambio inapropiado. Unas breves orientaciones ilustradas con ejemplos proporcionan una base para el debate con las personas responsables.

Antes de comenzar.

Describa las principales categorías de documentos, las herramientas propuestas y las preguntas que encuentre el equipo. Una descripción de los flujos es suficiente. No se necesitan datos personales, credenciales ni documentos confidenciales para definir el programa.

¿Qué viene después del taller?

Los hallazgos pueden informar la planificación interna, otro taller o una discusión sobre arquitectura y acceso. Una evaluación detallada del sistema, una implementación técnica o una documentación formal específica requieren un alcance separado.