Legen Sie einen gemeinsamen Rahmen für die Verwendung von KI fest.

Workshop-Ziele.

• Identifizieren Sie Informationen, die für eine Aufgabe nützlich sind, und Informationen, die ausgeschlossen werden können.
• Unterscheiden Sie den Zugriff nach den Rollen und Verantwortlichkeiten der Benutzer.
• Identifizieren Sie Fragen, die Sie stellen müssen, bevor Sie eine Quelle verknüpfen oder ein Dokument teilen.
• Bereiten Sie Nutzungshinweise und Genehmigungspunkte vor, die das Team verstehen kann.

Ein Programm zur Anpassung an Ihren Kontext.

1. Beschreiben Sie die tatsächlich benötigten Informationen.

   Ein Szenario untersucht Daten, die jemand an einen Assistenten senden möchte. Die Gruppe unterscheidet zwischen notwendigem Kontext, nebensächlichen Details und Angaben, die entfernt oder ersetzt werden können. Auch Herkunft und Aktualität der Dokumente werden berücksichtigt. Informationen in einer Datei sind nicht automatisch für jede Anfrage hilfreich.

2. Verbinden Sie den Zugriff mit Verantwortlichkeiten.

   Die Teilnehmer untersuchen Rollen und die jeweils benötigten Quellen. Die Übung wirft praktische Fragen auf: Wer liest, ändert oder genehmigt Informationen und was passiert, wenn der Zugriff fehlt? Dies bereitet ein genaueres Gespräch mit den Verantwortlichen für Tools und Berechtigungen vor.

3. Identifizieren Sie die zu überprüfenden Einstellungen und Bedingungen.

   Die Gruppe listet Punkte auf, die für die vorgeschlagenen Tools geklärt werden müssen: Dokumentenverarbeitung, Aufbewahrung, Konten, Freigabe und Verbindungen. Die Antworten hängen vom Dienst und der Konfiguration ab. Der Workshop hilft dabei, Fragen zu formulieren und herauszufinden, wer sie prüfen soll. Sie ersetzen nicht die technische oder rechtliche Analyse, die eine bestimmte Situation erfordert.

4. Erstellen Sie Regeln für den täglichen Gebrauch.

   Aus den Szenarien unterscheiden wir akzeptable Nutzungen, solche, die einer Genehmigung bedürfen, und Situationen, die einer weiteren Prüfung bedürfen. Die Gruppe überlegt, wie eine fragwürdige Antwort oder ein unangemessenes Teilen gemeldet werden kann. Eine kurze, durch Beispiele veranschaulichte Anleitung bietet eine Diskussionsgrundlage mit den Verantwortlichen.

Bevor Sie beginnen.

Beschreiben Sie die wichtigsten Dokumentkategorien, vorgesehenen Werkzeuge und Fragen des Teams. Eine Beschreibung der Datenflüsse reicht aus. Personenbezogene Daten, Zugangsdaten und vertrauliche Dokumente sind für die Programmplanung nicht erforderlich.

Was kommt nach dem Workshop?

Die Erkenntnisse können in die interne Planung, einen weiteren Workshop oder eine Diskussion über Architektur und Zugang einfließen. Eine detaillierte Systembewertung, technische Umsetzung oder spezifische formale Dokumentation erfordert einen gesonderten Leistungsumfang.